会议伊始，徐晨首先强调了此次接待工作的重要性，要求全体参会人员务必高度重视，以最高的标准、最严的要求、最实的作风做好各项准备工作。随后，他根据调研的初步议程和可能涉及的内容，对接待工作进行了全面梳理和细化分工。

徐晨指定了一名经验丰富的副总经理作为接待工作总协调人，负责整体方案的制定和调度指挥；同时，明确了办公室、党群部、业务部、后勤部等部门的具体职责和任务，确保每个环节都有人负责、有人落实。

为了确保调研过程中能够向领导提供全面、详实、准确的信息，徐晨要求各部门立即行动起来，加班加点整理相关资料。这些资料包括但不限于：公司近年来的发展成就、党建工作开展情况、服务质量提升举措及成效、社会责任履行情况、未来发展规划等。

在资料整理过程中，徐晨特别强调了数据的真实性和准确性，要求所有数据必须经过反复核对无误后才能上报。同时，他还要求各部门在准备资料时注重图文并茂、形式多样，以便更好地展示公司的工作成果和亮点。

为了营造一个整洁、有序、温馨的接待环境，徐晨亲自带队对办公区域、会议室、休息区等进行了全面检查和布置。他要求后勤部门对办公区域进行彻底清洁和整理，确保无杂物堆放、无卫生死角；同时，要求相关部门对会议室进行精心布置，包括桌椅摆放、绿植点缀、会议材料等都要做到细致入微。

此外，徐晨还特别关注了休息区的设置和布置。他认为，休息区是领导在调研间隙放松身心的重要场所，必须做到温馨舒适、设施齐全。因此，他要求后勤部门在休息区配备沙发、茶几、饮水机等基本设施外，还要准备一些茶点和小吃供领导品尝。

为了确保接待工作的顺利进行和万无一失，徐晨组织全体参与接待的人员进行了多次演练彩排。他要求大家按照既定的方案和流程进行模拟演练，从迎接领导入场到引导就座、汇报工作、互动交流等各个环节都要做到熟练自然、有条不紊。

安全是接待工作的重要保障和基础前提。为了确保领导在调研过程中的安全无虞，徐晨要求公司安保部门制定详细的安全保障方案并严格执行。他要求安保人员加强对办公区域和周边环境的巡查力度；同时，要求相关部门对消防器材、安全出口等进行全面检查和维修确保正常使用。

此外，徐晨还特别强调了食品安全问题的重要性。他要求后勤部门在准备茶点和小吃时要严格把关食材来源和制作过程；同时，要求相关部门对食堂的卫生状况和菜品质量进行全面检查和监督确保领导吃得放心、吃得满意。

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